# PNO-FH-02: Buenas Prácticas de Documentación

| Clave | Versión | Vigente a partir de | Próxima revisión | Sustituye a | Página |
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| **PNO-FH-02** | **01** | **23-Nov-2025** | **23-Nov-2027** | **N/A** | **1 de 5** |

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## 1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la generación, registro, corrección y resguardo de la documentación generada en **Farma Higía**, asegurando la integridad, legibilidad, trazabilidad y disponibilidad de la información, cumpliendo con la normativa sanitaria vigente.

## 2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todo el personal de **Farma Higía** que genere, firme o maneje registros físicos o electrónicos (bitácoras, recetas, facturas, PNOs), específicamente:
* **Responsable Sanitario / Propietario:** Saúl Silva Sánchez.
* **Revisor:** Alejandra Almaguer Jimenez.
* **Encargado de Farmacia:** Adriana Hernandez.

## 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

| Concepto | Definición |
| :--- | :--- |
| **BPD** | Buenas Prácticas de Documentación. Conjunto de normas para garantizar la integridad de los datos. |
| **Registro** | Documento que presenta evidencia de acciones realizadas (ej. bitácora de temperatura, ticket de venta). |
| **Trazabilidad** | Capacidad de reconstruir la historia, localización o aplicación de un producto o actividad mediante sus registros. |
| **Dato Crudo** | El dato original registrado por primera vez (ej. la temperatura leída directamente del termohigrómetro). |
| **Indeleble** | Que no se puede borrar o quitar (tinta permanente). |

## 4. RESPONSABILIDADES

### 4.1 Propietario / Responsable Sanitario (Saúl Silva Sánchez)
* Diseñar y autorizar los formatos y bitácoras utilizados en la farmacia.
* Capacitar al personal en las técnicas de corrección de errores y llenado de formatos.
* Asegurar el resguardo de la documentación legal y operativa por los tiempos que marca la ley (mínimo 3 años para operación general, variantes para controlados).
* Supervisar periódicamente que los registros se llenen conforme a este PNO.

### 4.2 Revisor (Alejandra Almaguer Jimenez)
* Verificar que la documentación generada (PNOs y registros) cumpla con los atributos de claridad y consistencia.
* Auditar aleatoriamente las bitácoras operativas para detectar errores de llenado.

### 4.3 Encargado de Farmacia (Adriana Hernandez)
* Llenar los registros operativos (limpieza, temperatura, entradas/salidas) en tiempo real ("hacer y registrar").
* Aplicar las reglas de corrección de errores sin uso de correctores líquidos o borrones.
* Mantener las bitácoras en un lugar seguro, limpio y seco.

## 5. DESARROLLO DEL PROCESO

### 5.1 Diagrama de Flujo

```mermaid
graph TD
    A([Inicio: Necesidad de Registro]) --> B{¿Se tiene el formato/bitácora oficial?};
    B -- No --> C[Solicitar formato al Resp. Sanitario];
    B -- Si --> D[Realizar la actividad operativa];
    C --> D;
    D --> E[Registrar datos en Tiempo Real];
    E --> F{¿Se cometió un error?};
    F -- No --> G[Verificar campos vacíos];
    F -- Si --> H[Aplicar corrección: Línea simple + Dato correcto + Iniciales/Fecha];
    H --> G;
    G --> I{¿Existen espacios en blanco?};
    I -- Si --> J[Cancelar espacio con línea diagonal y N/A];
    I -- No --> K[Firmar el registro];
    J --> K;
    K --> L[Resguardar documento en carpeta asignada];
    L --> M([Fin]);
```

### 5.2 Reglas Generales de Documentación (Descripción de Actividades)

Para garantizar la integridad de los datos, todo el personal debe adherirse estrictamente a las siguientes reglas:

#### 5.2.1 Instrumentos de Escritura
* **Permitido:** Bolígrafo de tinta de gel o aceite, color **AZUL** (preferentemente para distinguir original de copia) o **NEGRO**.
* **Prohibido:** Lápiz, plumas de tinta borrable, plumones que traspasen el papel, tinta roja o verde (salvo para resaltar alertas específicas autorizadas).

#### 5.2.2 Llenado de Registros
* **Tiempo Real:** Los datos deben registrarse en el momento exacto en que se realiza la acción. Nunca antes ("pre-llenado") ni mucho después (confiando en la memoria).
* **Legibilidad:** La letra debe ser clara, tipo molde, legible para cualquier persona.
* **Formatos de Fecha:** Se recomienda el formato `DD/MMM/AAAA` (ej. 23/NOV/2025) o `DD/MM/AA` para evitar confusiones.
* **Espacios en Blanco:** Ningún campo debe quedar vacío. Si un dato no aplica, se debe trazar una línea horizontal o diagonal y colocar las siglas **"N/A"** (No Aplica).

#### 5.2.3 Corrección de Errores
Está estrictamente prohibido el uso de **corrector líquido (liquid paper)**, borrador, raspado, tachaduras que oculten el dato original o sobreescritura.

**Procedimiento correcto para corregir un error:**
1.  Trazar una **una sola línea horizontal** sobre el dato erróneo (el dato original debe seguir siendo legible).
2.  Escribir el dato correcto a un lado o arriba.
3.  Colocar las iniciales de quien corrige y la fecha de la corrección.
4.  Si el cambio es crítico, anotar brevemente la justificación (ej. "Error de captura").

> **Ejemplo:**
> ~~25.5°C~~ 24.5°C  *SSS 23/11*

#### 5.2.4 Integridad de los Documentos
* No utilizar hojas sueltas o pedazos de papel (post-its) para registrar datos crudos.
* Las bitácoras deben estar foliadas.
* Mantener los documentos libres de manchas de comida, líquidos o roturas.

#### 5.2.5 Resguardo y Archivo (Responsable Sanitario)
La documentación activa debe estar disponible en la farmacia. La documentación pasiva (años anteriores) debe archivarse protegiéndola de humedad y plagas.

| Tipo de Documento | Tiempo de Resguardo Mínimo |
| :--- | :--- |
| Recetas de Antibióticos | 365 días |
| Facturas de Insumos | 3 años (Fiscal/Sanitario) |
| Bitácoras de Temperatura/Limpieza | 1 año |
| Libros de Control (Si aplica) | 3 años |

## 6. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
* Suplemento de la FEUM 6ta Edición, Capítulo XI y XXII.
* NOM-059-SSA1-2015 (Principios generales de BPD aplicables).
* Reglamento de Insumos para la Salud.

## 7. ANEXOS

**Anexo 1: Ejemplo Gráfico de Corrección de Errores**

| Incorrecto (Prohibido) | Correcto (Aceptado) |
| :--- | :--- |
| Uso de corrector blanco sobre el dato. | ~~Dato erroneo~~ Dato Correcto (Iniciales/Fecha) |
| Tachadura garabateada (█) que impide ver el dato anterior. | Una línea simple que permite ver el error previo. |
| Sobreescribir un 4 sobre un 9. | Cancelar el 9 y escribir el 4 al lado. |

## 8. CONTROL DE CAMBIOS

| Versión | Fecha | Descripción del Cambio | Realizado por | Aprobado por |
| :---: | :---: | :--- | :---: | :---: |
| **01** | 23-Nov-2025 | Emisión Inicial del Procedimiento para estandarizar los registros operativos. | Saúl Silva S. | Saúl Silva S. |

## 9. CONTROL DE EMISIÓN

| Elaboró | Revisó | Autorizó |
| :---: | :---: | :---: |
| <img src="URL_FIRMA_SAUL" width="100"> | <img src="URL_FIRMA_ALEJANDRA" width="100"> | <img src="URL_FIRMA_SAUL" width="100"> |
| **Q.F.B. Saúl Silva Sánchez** | **Alejandra Almaguer Jimenez** | **Q.F.B. Saúl Silva Sánchez** |
| Responsable Sanitario | Revisor | Propietario / Resp. Sanitario |
| Fecha: 23-Nov-2025 | Fecha: 23-Nov-2025 | Fecha: 23-Nov-2025 |